O PREFEITO MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, ESTADO DO
ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais conferidas no art.
67, inciso VI e no art.
72, inciso I e IV da Lei
Orgânica do Município. Decreta:
Art. 1° Fica aprovada a Instrução
Normativa SCI n° 004/2020, versão 01, referente ao Sistema de Controle Interno
(SCI), de responsabilidade da Controladoria Geral do Município, que dispõe
sobre os procedimentos e metodologia para a realização de auditorias internas,
no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo e Legislativo,
a serem observados pela Controladoria Geral do Município de Presidente
Kennedy/ES.
Art. 2° Caberá à unidade setorial
responsável a ampla divulgação de todas as Instruções Normativas ora aprovadas.
Art. 3° Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicação.
DORLEI FONTÃO DA CRUZ
PREFEITO MUNICIPAL
EDILENE PAZ DOS SANTOS
CONTROLADORA GERAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
SISTEMA DE
CONTROLE INTERNO – SCI
INSTRUÇÃO
NORMATIVA SCI nº 004/2020
Versão: 01.
Data: 18/03/2021.
Ato de Aprovação: Decreto nº 029/2021.
Unidade Setorial Responsável: Controladoria Geral do
Município.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º A presente Instrução Normativa
dispõe sobre o procedimentos e metodologia para a realização de auditorias
internas, no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo e
Legislativo, a serem observados pela Controladoria Geral do Município de
Presidente Kennedy.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º Esta Instrução Normativa
abrange todos os órgãos e unidades da estrutura administrativa do Poder
Executivo e Legislativo do Município de Presidente Kennedy/ES, bem como os
órgãos da Administração Indireta.
CAPÍTULO III
DO FUNDAMENTO
LEGAL
Art. 3º A presente Instrução Normativa
integra o conjunto de ações baseadas nas seguintes legislações:
I - Constituição Federal;
II - Lei
Orgânica do Município de Presidente Kennedy/ES;
III - Lei
Complementar nº 03/2009 (Estatuto dos Servidores Municipais);
IV - Lei
Municipal nº 1.076/2013, alterada pela Lei
Municipal nº 1.169/2015, que instituiu o Sistema de Controle Interno no âmbito do
Município de Presidente Kennedy/ES;
V - Decreto
Municipal nº 08/2017, que regulamentou a Lei
Municipal nº 1.076/2013;
VI - Instrução Normativa SCI nº 001/2013, que disciplinou
os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão,
implementação e acompanhamento das Instruções Normativas em âmbito Municipal;
VII - Lei
Municipal nº 806/2009 (Estrutura Administrativa Municipal)
VIII - Lei Federal nº 8.429/1992 (Lei de Improbidade
Administrativa);
IX - Resolução TCEES nº 227/2011, alterada pela Resolução
TCEES nº 257/2013, que dispõe sobre a criação, implantação, manutenção e
fiscalização do Sistema de Controle Interno no âmbito dos Municípios do Estado
do Espírito Santo;
X - Decreto
Municipal nº 27/2013, que aprova a Instrução Normativa SCI nº 001/2013, que
disciplina padrões, responsabilidades e procedimentos para a elaboração,
emissão, implementação e acompanhamento da Instrução Normativas a serem
observadas, objetivando a execução de ações de controle;
XI - Decreto
Municipal nº 28/2015, que aprova a Instrução Normativa SCI nº 03/2017, que
dispõe sobre a adesão às normas de auditoria governamental (NAG’S) no âmbito de
atuação das atividades desempenhadas pela Controladoria Geral.
CAPÍTULO IV
DOS CONCEITOS
Art. 4º Para os fins desta Instrução
Normativa considera-se:
I - Auditoria: - processo sistemático, documentado e
independente de se avaliar objetivamente uma situação ou condição para
determinar a extensão na qual critérios são atendidos, obter evidências quanto
a esse atendimento e relatar os resultados dessa avaliação a um destinatário
predeterminado;
II - Auditoria Interna: atividade de avaliação
independentemente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e
avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem
como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos
planos, às metas, aos objetivos e as políticas definidos para as mesmas;
III - Achado de Auditoria: Qualquer fato significativo,
digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação
encontrada/constatação, objetos, critérios, evidências. Decorre da comparação
da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por
evidências juntadas ao relatório;
IV - Evidências: informações obtidas durante a auditoria no
intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da(o)
equipe/servidor, a qual poderão ser classificadas como físicas, orais,
documentais e analíticas;
V - Controle Interno: processo integrado efetuado pela
direção e corpo de funcionários, estruturado para enfrentar os riscos e
fornecer segurança aos procedimentos realizados pela administração municipal;
VI - Controles internos administrativos: ações, métodos ou
procedimentos adotados pelos órgãos públicos, compreendendo a administração com
seus diversos níveis gerenciais, relacionados com a eficiência operacional e
obediência às diretrizes estratégicas, para possibilitar a realização de
objetivos e metas estabelecidas;
VII - Sistema de controles internos: conjunto integrado de
componentes de controle de atividades utilizados pelo Poder do Chefe Executivo
e Legislativo, a fim de reduzir os riscos e possibilitar um acompanhamento
permanente dessas ações;
VIII - Procedimentos e Técnicas de Auditoria: constituem na
aplicação de um conjunto de métodos e técnicas por parte do auditor, que lhe
permite a obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar
sua opinião e conclusões;
IX - Amostragem: é o procedimento pelo qual se obtém
informação sobre um todo (população), examinando-se apenas uma parte do mesmo
(amostra). A amostra deve ser representativa da população. Para uma amostra ser
representativa, cada item da população deve ter a mesma chance de ser selecionado,
ou seja, de ser incluído na amostra;
X - Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna:
compreende os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos,
para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com
as diretrizes estabelecidas pela administração, que abrangerá todo o exercício
a ser auditado;
XI - Plano Anual de Auditoria Interna –PAAI: documento
contendo a programação dos trabalhos de auditoria nas atividades da
administração direta e indireta do Município de Presidente Kennedy, para o
período de um ano;
XII - Programa de Auditoria – PA: é um programa de trabalho
detalhado que se destina a orientar adequadamente o trabalho da equipe de
auditoria/servidor, ao qual deverá indicar a área auditada; definir os
objetivos, definir o escopo, elaborar o cronograma de execução, definir os
recursos humanos envolvidos (horas/homem) e; elaborar o roteiro de execução dos
trabalhos. Configura-se a base dos procedimentos para a identificação, análise,
avaliação e registro da informação durante a execução dos trabalhos;
XIII - Papéis de Trabalho: é o conjunto de documentos e
apontamentos com informações e provas reunidas pelo auditor, preparados de
forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a
evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião;
XIV - Relatório Preliminar de Auditoria: é o produto
preliminar em que se evidência os achados, para posterior apresentação aos
responsáveis para fins de manifestações;
XV - Comunicação de Auditoria: documento expedido para
autorizar a realização dos serviços de auditoria;
XVI - Monitoramento: verificação posterior do cumprimento
dos pontos das recomendações das auditorias apresentadas;
XVII - Plano de Ação: documento emitido e apresentado pelo
órgão/entidade auditado, após o recebimento do relatório de auditoria, do qual
constará a ação a ser implantada e/ou implementada com relação às recomendações
pontuadas no relatório, indicando ainda o prazo e o servidor responsável pela mesma;
XVIII - Análise Preliminar do Objeto de Auditoria:
compreende o levantamento de todas as fontes de informações e a obtenção de
dados dos quais serão extraídos os elementos necessários à compreensão da
entidade e do objeto a ser auditado.
XIX – Relatório Conclusivo de Auditoria: é o documento pelo
qual a CGM transmitirá ao Chefe do Poder ou do (a) órgão/entidade, depois de
atendidos os procedimentos, o resultado dos trabalhos de auditoria e as
recomendações julgadas relevantes e oportunas, permitindo-lhe manifestar-se
sobre o conteúdo apresentado.
XX – Unidades Executores: todas as Unidades Gestoras dos
Poderes Executivo e Legislativo do Município de Presidente Kennedy;
XXI – Responsáveis: qualquer pessoa que tenha concorrido
para irregularidades evidenciadas nos achados de auditoria.
CAPÍTULO V
DAS
RESPONSABILIDADES
Art. 5º Compete a Unidade Responsável
pela elaboração da presente Instrução Normativa:
I - Promover a divulgação e implementação desta Instrução
Normativa mantendo-a atualizada, orientando as demais Unidades Executoras e
supervisionar sua aplicação;
II - Promover discussões técnicas com as demais Unidades
Executoras e com a Unidade de Coordenação de Controle Interno a fim de definir
as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser
objeto de alteração, atualização ou expansão;
III - Prestar apoio técnico na fase de elaboração das
Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange a
identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos
procedimentos de controle;
IV - Através de atividade de auditoria interna, avaliar a
eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo,
propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles
ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
V - Organizar e manter atualizado o manual de
procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha
sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
Art. 6º Compete as Unidades Executoras:
I - Atender às solicitações da Unidade Responsável pela
Instrução Normativa quanto ao fornecimento de informações e a participação no
processo de atualização;
II - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os
servidores da Unidade, velando pelo seu fiel cumprimento;
III - Cumprir as determinações da Instrução Normativa, em
especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos
na geração de documentos, dados e informações.
CAPÍTULO VI
DOS
PROCEDIMENTOS
Seção I
Planejamento
da Auditoria
Art. 7º A Controladoria Geral do
Município, irá realizar os exames preliminares das áreas, atividades, produtos
e processos, para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de
acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração, bem como as
variáveis: a materialidade, a relevância e a criticidade.
Art. 8º Após deverá elaborar a proposta
do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) para o ano, e envia a proposta de
Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) ao Chefe do Poder Executivo Municipal
para aprovação e elaboração de Decreto Municipal.
Art. 9º O Chefe do Poder Executivo
Municipal, analisará e aprovará o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI),
podendo sugerir alterações no Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) e
envia-las a Controladoria Geral do Município.
Parágrafo único. A Controladoria Geral do
Município ao receber e aprovar as alterações propostas pelo Prefeito,
reelaborará o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), remetendo ao Chefe do
Poder Executivo Municipal para aprovação e encaminhamento para elaboração de
Decreto Municipal.
Seção II
Execução do Plano Anual de Auditoria Interna
Art. 10 Após publicação de Decreto
Municipal com a aprovação do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), o(a)
Controlador(a) Geral indicará equipe de auditoria/servidor que será responsável
pela execução do plano, que dará início com a emissão de Comunicação de
Auditoria para os gestores responsáveis pela área a ser auditada.
Art. 11 A Comunicação de Auditoria
deverá ser detalhado no que for necessário, quanto à compreensão dos
procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade,
extensão, equipe técnica, devidamente descritos na matriz de planejamento.
Art. 12 Entregue a Comunicação de
Auditoria, proceder-se-á com o início dos trabalhos de auditoria, com a
execução do programa de auditoria, a análise preliminar do objeto de auditoria
e a coleta de dados.
Art. 13 O início da execução do
programa de auditoria, se dará com a preparação dos papéis de trabalho, através
da solicitação de documentação, e caso não seja enviado no prazo indicado, a
Equipe de Auditoria/servidor, deverá reiterar a solicitação das informações
sobre pena de responsabilização.
Parágrafo único. Todos os documentos, papéis de
trabalho e outros, gerados na realização da auditoria, deverão ser organizados,
arquivados na Controladoria Geral.
Art. 14 Para instrução das Auditorias
Internas, poderá ser utilizado exames e investigações, testes de observância e
testes substantivos, entrevistas, que irão permitir que a Equipe de
Auditoria/servidor obtenha subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões
e recomendações à administração.
Art. 15 Após a obtenção das
informações, com a possibilidade de verificação “in loco”, caso necessário,
serão registrados os Achados de Auditoria na Matriz de Achados, e elaboração do
Relatório Preliminar de Auditoria.
§ 1º O Relatório Preliminar de Auditoria com
apresentação dos achados será encaminhado aos responsáveis para obtenção das
opiniões e justificativas, em prazo previamente definido pela equipe de
auditoria/servidor, no qual levará em consideração aspectos inerentes ao risco,
materialidade e relevância do tema auditado.
§ 2º As informações prestadas pelos responsáveis,
após analisados, serão inseridas no Relatório Conclusivo, que constará as
conclusões, propostas, recomendações e medidas corretivas.
Seção III
Relatório de Auditoria Interna
Art. 16 A Equipe Técnica/servidor
designada(o) para instrução da Auditoria emite o Relatório Preliminar de
Auditoria, e encaminha ao(a) Controlador(a) Geral do Município que receberá e
revisará o relatório, e caso seja detectada a necessidade de correções, fará
suas próprias observações, e encaminhará o Relatório Preliminar à(ao) Equipe
Técnica/servidor para regularização.
Art. 17 Após revisão e emissão, à
Equipe/servidor receberá o Relatório Preliminar de Auditoria e, se necessário,
realizará às correções sugeridas.
§ 1º A Equipe Técnica/servidor encaminhará o
Relatório Preliminar de Auditoria aos responsáveis para oportunizar a sua
manifestação, no prazo definido pela Equipe/servidor.
§ 2º Recebidas as manifestações dos responsáveis, a
Equipe de Auditoria/servidor analisará as justificativas apresentadas e fará
constar no Relatório Conclusivo, que após emitido, encaminhará ao(a)
Controlador(a) Geral do Município para análise e manifestação.
Art. 18 Após aprovado o Relatório
Conclusivo pelo(a) Controlador(a) Geral do Município, a Equipe Técnica/servidor
providenciará a coleta das assinaturas, e encaminhará o Relatório Conclusivo de
Auditoria para (o)a Controlador(a) Geral.
Art. 19 O(a) Controlador(a) Geral do
Município elaborará as correspondências para encaminhamento do relatório de
auditoria ao:
I - CHEFE DO PODER, para conhecimento;
II - TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO,
conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC
261 de 04 de junho de 2013;
III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para
conhecimento e providências quanto a possíveis recomendações constantes no
relatório.
IV - Responsáveis para conhecimento;
Seção IV
Planejamento e Execução do Monitoramento de Auditoria.
Art. 20 O monitoramento das auditorias
realizadas, consiste no acompanhamento das providências adotadas pela unidade
auditada em relação às determinações e recomendações constantes do Relatório
Conclusivo de Auditoria, no qual deverá constar prazo para atendimento e
comunicação das providências adotadas.
Art. 21 Para fins de monitoramento,
será elaborada a matriz de monitoramento das auditorias realizadas, e
encaminhada à Controladora Geral do Município para autorização e execução da
Auditoria de Monitoramento.
Art. 22 Compete a Equipe
Técnica/servidor que conduziu a auditoria de conformidade realizar o respectivo
monitoramento.
Art. 23 A quantidade e a periodicidade
dos monitoramentos variarão de acordo com as particularidades, a complexidade e
os prazos necessários para as implementações conforme estabelecido nos
relatórios de auditoria.
§ 1º O cumprimento das recomendações deverão ser
atendidos no prazo estabelecido, a fim de conferir tempestividade ao
monitoramento.
§ 2º Ao formular determinações e recomendações e
posteriormente monitorá-las, deve-se priorizar a correção dos problemas e das
deficiências identificadas em relação ao cumprimento formal de deliberações
específicas, quando essas não forem fundamentais à correção das falhas
Art. 24 Autorizada a matriz de
monitoramento de auditoria pelo(a) Controlador(a) Geral do Município, a Equipe
Técnica/servidor irá realizar a elaboração da Comunicação de Auditoria, e
encaminhará aos órgãos que serão monitorados, devidamente autorizado.
Parágrafo único. Juntamente com a Comunicação de
Auditoria, a Equipe Técnica/servidor irá elaborar e encaminhar um roteiro para
o monitoramento de auditoria.
Art. 25 Iniciado o monitoramento, a(o)
Equipe Técnica/servidor a cada fase estabelecida na matriz de monitoramento
solicitará ao órgão informações quanto ao cumprimento, e ao final elaborará o
relatório de monitoramento das auditorias realizadas com apresentação dos
resultados, conclusões, propostas, recomendações e medidas corretivas.
Art. 26 Relatório de monitoramento das
auditorias, será encaminhado ao(a) Controlador(a) Geral do Município para
realizar a conferencia, e caso seja detectada a necessidade de correções,
encaminha o relatório preliminar de monitoramento de auditoria à(ao) Equipe
Técnica/servidor, para regularização.
Parágrafo único. Caso não seja detectada a
necessidade de correção, o(a) Controlador(a) Geral do Município encaminhará o relatório
preliminar de monitoramento de auditoria à(ao) Equipe Técnica/servidor para
emissão do relatório final.
Art. 27 A(o) Equipe Técnica/servidor
providencia à coleta de assinaturas no relatório final de monitoramento de
auditoria e elaborará as correspondências para apresentação do relatório de
monitoramento de auditoria aos:
I - CHEFE DO PODER EXECUTIVO, para conhecimento;
II - Ao TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO,
conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC
261 de 04 de junho de 2013;
III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para
conhecimento quanto ao cumprimento/ou não das recomendação constantes no
relatório.
Subseção V
Da Responsabilização dos órgãos auditados.
Art. 28 São responsáveis pela prestação
de informações para subsidiar a análise da(o) Equipe de Auditoria/servidor, os
servidores que atuaram na instrução do processo e os servidores que detenham a
informação em razão do cargo ou função, em que ficaram obrigados a prestarem as
informações ou documentos solicitados pela(o) Equipe de Auditoria/servidor.
Art. 29 Os servidores que no curso do
processo de auditoria forem citados para apresentarem manifestações, ou
documento no prazo previamente indicado no instrumento de citação, e deixarem
de responder, estarão sujeitos as sanções prevista no art.
132
da Lei Complementar nº 03/2009, sem prejuízo da ação penal competente.
Art. 30 Além da sanções previstas no
artigo anterior, poderá o servidor ser advertido que a conduta de obstrução de
informações será redigida a termo e enviada a autoridade superior.
CAPÍTULO VII
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 31 Esta Instrução Normativa deverá
ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o
exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos do Manual de
Elaboração das Normas (Instrução Normativa SCI Nº 001/2013, aprovada através do
Decreto
Municipal nº 27/2013), bem como de manter o processo de melhoria contínua.
Art. 32 Esta Instrução Normativa entra
em vigor a partir da data de sua publicação e vincula a atuação de todos os
servidores integrantes da estrutura organizacional do Município de Presidente
Kennedy
Art. 33 Caberá à Unidade Setorial
Responsável (Controladoria Geral do Município) a ampla divulgação de todas as
Instruções Normativas ora aprovadas.
Art. 34 É parte integrante desta Norma
de Procedimento, o Manual de Procedimento de Auditoria Governamental da
Controladoria Geral do Município.
CAPÍTULO VIII
DA APROVAÇÃO
Art. 35 E por estar de acordo, firmo a
presente instrução normativa em 03 (três) vias de igual teor e forma, para
todos os efeitos legais.
Presidente
Kennedy/ES, 18 de março de 2021.
FLAVIA
MAGALHÃES DUARTE BORGES
RESPONSÁVEL
PELO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY
EDILENE PAZ
DOS SANTOS
CONTROLADORA
GERAL MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.