REVOGADO PELO DECRETO N° 67/2021

 

DECRETO N° 29, DE 18 DE MARÇO DE 2021

 

APROVA INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI N° 004/2020, VERSÃO 01, QUE DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS E METODOLOGIA PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS, NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO PODER EXECUTIVO E LEGISLATIVO, A SEREM OBSERVADAS PELA CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY/ES.

 

Texto compilado

 

O PREFEITO MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais conferidas no art. 67, inciso VI e no art. 72, inciso I e IV da Lei Orgânica do Município. Decreta:

 

Art. 1° Fica aprovada a Instrução Normativa SCI n° 004/2020, versão 01, referente ao Sistema de Controle Interno (SCI), de responsabilidade da Controladoria Geral do Município, que dispõe sobre os procedimentos e metodologia para a realização de auditorias internas, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo e Legislativo, a serem observados pela Controladoria Geral do Município de Presidente Kennedy/ES.

 

Art. 2° Caberá à unidade setorial responsável a ampla divulgação de todas as Instruções Normativas ora aprovadas.

 

Art. 3° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

 

DORLEI FONTÃO DA CRUZ

PREFEITO MUNICIPAL

 

EDILENE PAZ DOS SANTOS

CONTROLADORA GERAL

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.

 

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO – SCI

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI nº 004/2020

 

DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS E METODOLOGIA PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS, NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO PODER EXECUTIVO E LEGISLATIVO, A SEREM OBSERVADOS PELA CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY.

 

Versão: 01.

Data: 18/03/2021.

Ato de Aprovação: Decreto nº 029/2021.

Unidade Setorial Responsável: Controladoria Geral do Município.

 

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

 

Art. 1º A presente Instrução Normativa dispõe sobre o procedimentos e metodologia para a realização de auditorias internas, no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo e Legislativo, a serem observados pela Controladoria Geral do Município de Presidente Kennedy.

 

CAPÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

 

Art. 2º Esta Instrução Normativa abrange todos os órgãos e unidades da estrutura administrativa do Poder Executivo e Legislativo do Município de Presidente Kennedy/ES, bem como os órgãos da Administração Indireta.

 

CAPÍTULO III

DO FUNDAMENTO LEGAL

 

Art. 3º A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações baseadas nas seguintes legislações:

 

I - Constituição Federal;

 

II - Lei Orgânica do Município de Presidente Kennedy/ES;

 

III - Lei Complementar nº 03/2009 (Estatuto dos Servidores Municipais);

 

IV - Lei Municipal nº 1.076/2013, alterada pela Lei Municipal nº 1.169/2015, que instituiu o Sistema de Controle Interno no âmbito do Município de Presidente Kennedy/ES;

 

V - Decreto Municipal nº 08/2017, que regulamentou a Lei Municipal nº 1.076/2013;

 

VI - Instrução Normativa SCI nº 001/2013, que disciplinou os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão, implementação e acompanhamento das Instruções Normativas em âmbito Municipal;

 

VII - Lei Municipal nº 806/2009 (Estrutura Administrativa Municipal)

 

VIII - Lei Federal nº 8.429/1992 (Lei de Improbidade Administrativa);

 

IX - Resolução TCEES nº 227/2011, alterada pela Resolução TCEES nº 257/2013, que dispõe sobre a criação, implantação, manutenção e fiscalização do Sistema de Controle Interno no âmbito dos Municípios do Estado do Espírito Santo;

 

X - Decreto Municipal nº 27/2013, que aprova a Instrução Normativa SCI nº 001/2013, que disciplina padrões, responsabilidades e procedimentos para a elaboração, emissão, implementação e acompanhamento da Instrução Normativas a serem observadas, objetivando a execução de ações de controle;

 

XI - Decreto Municipal nº 28/2015, que aprova a Instrução Normativa SCI nº 03/2017, que dispõe sobre a adesão às normas de auditoria governamental (NAG’S) no âmbito de atuação das atividades desempenhadas pela Controladoria Geral.

 

CAPÍTULO IV

DOS CONCEITOS

 

Art. 4º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

 

I - Auditoria: - processo sistemático, documentado e independente de se avaliar objetivamente uma situação ou condição para determinar a extensão na qual critérios são atendidos, obter evidências quanto a esse atendimento e relatar os resultados dessa avaliação a um destinatário predeterminado;

 

II - Auditoria Interna: atividade de avaliação independentemente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos planos, às metas, aos objetivos e as políticas definidos para as mesmas;

 

III - Achado de Auditoria: Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada/constatação, objetos, critérios, evidências. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências juntadas ao relatório; 

 

IV - Evidências: informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da(o) equipe/servidor, a qual poderão ser classificadas como físicas, orais, documentais e analíticas;

 

V - Controle Interno: processo integrado efetuado pela direção e corpo de funcionários, estruturado para enfrentar os riscos e fornecer segurança aos procedimentos realizados pela administração municipal;

 

VI - Controles internos administrativos: ações, métodos ou procedimentos adotados pelos órgãos públicos, compreendendo a administração com seus diversos níveis gerenciais, relacionados com a eficiência operacional e obediência às diretrizes estratégicas, para possibilitar a realização de objetivos e metas estabelecidas;

 

VII - Sistema de controles internos: conjunto integrado de componentes de controle de atividades utilizados pelo Poder do Chefe Executivo e Legislativo, a fim de reduzir os riscos e possibilitar um acompanhamento permanente dessas ações;

 

VIII - Procedimentos e Técnicas de Auditoria: constituem na aplicação de um conjunto de métodos e técnicas por parte do auditor, que lhe permite a obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião e conclusões;

 

IX - Amostragem: é o procedimento pelo qual se obtém informação sobre um todo (população), examinando-se apenas uma parte do mesmo (amostra). A amostra deve ser representativa da população. Para uma amostra ser representativa, cada item da população deve ter a mesma chance de ser selecionado, ou seja, de ser incluído na amostra;

 

X - Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna: compreende os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos, para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração, que abrangerá todo o exercício a ser auditado;

 

XI - Plano Anual de Auditoria Interna –PAAI: documento contendo a programação dos trabalhos de auditoria nas atividades da administração direta e indireta do Município de Presidente Kennedy, para o período de um ano;

 

XII - Programa de Auditoria – PA: é um programa de trabalho detalhado que se destina a orientar adequadamente o trabalho da equipe de auditoria/servidor, ao qual deverá indicar a área auditada; definir os objetivos, definir o escopo, elaborar o cronograma de execução, definir os recursos humanos envolvidos (horas/homem) e; elaborar o roteiro de execução dos trabalhos. Configura-se a base dos procedimentos para a identificação, análise, avaliação e registro da informação durante a execução dos trabalhos;

 

XIII - Papéis de Trabalho: é o conjunto de documentos e apontamentos com informações e provas reunidas pelo auditor, preparados de forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião;

 

XIV - Relatório Preliminar de Auditoria: é o produto preliminar em que se evidência os achados, para posterior apresentação aos responsáveis para fins de manifestações;

 

XV - Comunicação de Auditoria: documento expedido para autorizar a realização dos serviços de auditoria;

 

XVI - Monitoramento: verificação posterior do cumprimento dos pontos das recomendações das auditorias apresentadas;

 

XVII - Plano de Ação: documento emitido e apresentado pelo órgão/entidade auditado, após o recebimento do relatório de auditoria, do qual constará a ação a ser implantada e/ou implementada com relação às recomendações pontuadas no relatório, indicando ainda o prazo e o servidor responsável pela mesma;

 

XVIII - Análise Preliminar do Objeto de Auditoria: compreende o levantamento de todas as fontes de informações e a obtenção de dados dos quais serão extraídos os elementos necessários à compreensão da entidade e do objeto a ser auditado.

 

XIX – Relatório Conclusivo de Auditoria: é o documento pelo qual a CGM transmitirá ao Chefe do Poder ou do (a) órgão/entidade, depois de atendidos os procedimentos, o resultado dos trabalhos de auditoria e as recomendações julgadas relevantes e oportunas, permitindo-lhe manifestar-se sobre o conteúdo apresentado.

 

XX – Unidades Executores: todas as Unidades Gestoras dos Poderes Executivo e Legislativo do Município de Presidente Kennedy;

 

XXI – Responsáveis: qualquer pessoa que tenha concorrido para irregularidades evidenciadas nos achados de auditoria.

 

CAPÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

 

Art. 5º Compete a Unidade Responsável pela elaboração da presente Instrução Normativa:

 

I - Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa mantendo-a atualizada, orientando as demais Unidades Executoras e supervisionar sua aplicação;

 

II - Promover discussões técnicas com as demais Unidades Executoras e com a Unidade de Coordenação de Controle Interno a fim de definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;

 

III - Prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange a identificação e avaliação dos   pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; 

 

IV - Através de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;

 

V - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.

 

Art. 6º Compete as Unidades Executoras:

 

I - Atender às solicitações da Unidade Responsável pela Instrução Normativa quanto ao fornecimento de informações e a participação no processo de atualização;

 

II - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da Unidade, velando pelo seu fiel cumprimento;

 

III - Cumprir as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. 

 

CAPÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS

 

Seção I

Planejamento da Auditoria

 

Art. 7º A Controladoria Geral do Município, irá realizar os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos, para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração, bem como as variáveis: a materialidade, a relevância e a criticidade.

 

Art. 8º Após deverá elaborar a proposta do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) para o ano, e envia a proposta de Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) ao Chefe do Poder Executivo Municipal para aprovação e elaboração de Decreto Municipal.

 

Art. 9º O Chefe do Poder Executivo Municipal, analisará e aprovará o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), podendo sugerir alterações no Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) e envia-las a Controladoria Geral do Município.

 

Parágrafo único. A Controladoria Geral do Município ao receber e aprovar as alterações propostas pelo Prefeito, reelaborará o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), remetendo ao Chefe do Poder Executivo Municipal para aprovação e encaminhamento para elaboração de Decreto Municipal.

 

Seção II

Execução do Plano Anual de Auditoria Interna

 

Art. 10 Após publicação de Decreto Municipal com a aprovação do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), o(a) Controlador(a) Geral indicará equipe de auditoria/servidor que será responsável pela execução do plano, que dará início com a emissão de Comunicação de Auditoria para os gestores responsáveis pela área a ser auditada.

 

Art. 11 A Comunicação de Auditoria deverá ser detalhado no que for necessário, quanto à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade, extensão, equipe técnica, devidamente descritos na matriz de planejamento.

 

Art. 12 Entregue a Comunicação de Auditoria, proceder-se-á com o início dos trabalhos de auditoria, com a execução do programa de auditoria, a análise preliminar do objeto de auditoria e a coleta de dados.

 

Art. 13 O início da execução do programa de auditoria, se dará com a preparação dos papéis de trabalho, através da solicitação de documentação, e caso não seja enviado no prazo indicado, a Equipe de Auditoria/servidor, deverá reiterar a solicitação das informações sobre pena de responsabilização.

 

Parágrafo único. Todos os documentos, papéis de trabalho e outros, gerados na realização da auditoria, deverão ser organizados, arquivados na Controladoria Geral.

 

Art. 14 Para instrução das Auditorias Internas, poderá ser utilizado exames e investigações, testes de observância e testes substantivos, entrevistas, que irão permitir que a Equipe de Auditoria/servidor obtenha subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações à administração.

 

Art. 15 Após a obtenção das informações, com a possibilidade de verificação “in loco”, caso necessário, serão registrados os Achados de Auditoria na Matriz de Achados, e elaboração do Relatório Preliminar de Auditoria.

 

§ 1º O Relatório Preliminar de Auditoria com apresentação dos achados será encaminhado aos responsáveis para obtenção das opiniões e justificativas, em prazo previamente definido pela equipe de auditoria/servidor, no qual levará em consideração aspectos inerentes ao risco, materialidade e relevância do tema auditado.

 

§ 2º As informações prestadas pelos responsáveis, após analisados, serão inseridas no Relatório Conclusivo, que constará as conclusões, propostas, recomendações e medidas corretivas.

 

Seção III

Relatório de Auditoria Interna

 

Art. 16 A Equipe Técnica/servidor designada(o) para instrução da Auditoria emite o Relatório Preliminar de Auditoria, e encaminha ao(a) Controlador(a) Geral do Município que receberá e revisará o relatório, e caso seja detectada a necessidade de correções, fará suas próprias observações, e encaminhará o Relatório Preliminar à(ao) Equipe Técnica/servidor para regularização.

 

Art. 17 Após revisão e emissão, à Equipe/servidor receberá o Relatório Preliminar de Auditoria e, se necessário, realizará às correções sugeridas.

 

§ 1º A Equipe Técnica/servidor encaminhará o Relatório Preliminar de Auditoria aos responsáveis para oportunizar a sua manifestação, no prazo definido pela Equipe/servidor.

 

§ 2º Recebidas as manifestações dos responsáveis, a Equipe de Auditoria/servidor analisará as justificativas apresentadas e fará constar no Relatório Conclusivo, que após emitido, encaminhará ao(a) Controlador(a) Geral do Município para análise e manifestação.

 

Art. 18 Após aprovado o Relatório Conclusivo pelo(a) Controlador(a) Geral do Município, a Equipe Técnica/servidor providenciará a coleta das assinaturas, e encaminhará o Relatório Conclusivo de Auditoria para (o)a Controlador(a) Geral.

 

Art. 19 O(a) Controlador(a) Geral do Município elaborará as correspondências para encaminhamento do relatório de auditoria ao:

 

I - CHEFE DO PODER, para conhecimento;

 

II - TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO, conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC 261 de 04 de junho de 2013;

 

III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para conhecimento e providências quanto a possíveis recomendações constantes no relatório.

 

IV - Responsáveis para conhecimento;

 

Seção IV

Planejamento e Execução do Monitoramento de Auditoria.

 

Art. 20 O monitoramento das auditorias realizadas, consiste no acompanhamento das providências adotadas pela unidade auditada em relação às determinações e recomendações constantes do Relatório Conclusivo de Auditoria, no qual deverá constar prazo para atendimento e comunicação das providências adotadas.

 

Art. 21 Para fins de monitoramento, será elaborada a matriz de monitoramento das auditorias realizadas, e encaminhada à Controladora Geral do Município para autorização e execução da Auditoria de Monitoramento.

 

Art. 22 Compete a Equipe Técnica/servidor que conduziu a auditoria de conformidade realizar o respectivo monitoramento.

 

Art. 23 A quantidade e a periodicidade dos monitoramentos variarão de acordo com as particularidades, a complexidade e os prazos necessários para as implementações conforme estabelecido nos relatórios de auditoria.

 

§ 1º O cumprimento das recomendações deverão ser atendidos no prazo estabelecido, a fim de conferir tempestividade ao monitoramento.

 

§ 2º Ao formular determinações e recomendações e posteriormente monitorá-las, deve-se priorizar a correção dos problemas e das deficiências identificadas em relação ao cumprimento formal de deliberações específicas, quando essas não forem fundamentais à correção das falhas

 

Art. 24 Autorizada a matriz de monitoramento de auditoria pelo(a) Controlador(a) Geral do Município, a Equipe Técnica/servidor irá realizar a elaboração da Comunicação de Auditoria, e encaminhará aos órgãos que serão monitorados, devidamente autorizado.

 

Parágrafo único. Juntamente com a Comunicação de Auditoria, a Equipe Técnica/servidor irá elaborar e encaminhar um roteiro para o monitoramento de auditoria.

 

Art. 25 Iniciado o monitoramento, a(o) Equipe Técnica/servidor a cada fase estabelecida na matriz de monitoramento solicitará ao órgão informações quanto ao cumprimento, e ao final elaborará o relatório de monitoramento das auditorias realizadas com apresentação dos resultados, conclusões, propostas, recomendações e medidas corretivas.

 

Art. 26 Relatório de monitoramento das auditorias, será encaminhado ao(a) Controlador(a) Geral do Município para realizar a conferencia, e caso seja detectada a necessidade de correções, encaminha o relatório preliminar de monitoramento de auditoria à(ao) Equipe Técnica/servidor, para regularização.

 

Parágrafo único. Caso não seja detectada a necessidade de correção, o(a) Controlador(a) Geral do Município encaminhará o relatório preliminar de monitoramento de auditoria à(ao) Equipe Técnica/servidor para emissão do relatório final.

 

Art. 27 A(o) Equipe Técnica/servidor providencia à coleta de assinaturas no relatório final de monitoramento de auditoria e elaborará as correspondências para apresentação do relatório de monitoramento de auditoria aos:

 

I - CHEFE DO PODER EXECUTIVO, para conhecimento;

 

II - Ao TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO, conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC 261 de 04 de junho de 2013;

 

III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para conhecimento quanto ao cumprimento/ou não das recomendação constantes no relatório.

 

Subseção V

Da Responsabilização dos órgãos auditados.

 

Art. 28 São responsáveis pela prestação de informações para subsidiar a análise da(o) Equipe de Auditoria/servidor, os servidores que atuaram na instrução do processo e os servidores que detenham a informação em razão do cargo ou função, em que ficaram obrigados a prestarem as informações ou documentos solicitados pela(o) Equipe de Auditoria/servidor.

 

Art. 29 Os servidores que no curso do processo de auditoria forem citados para apresentarem manifestações, ou documento no prazo previamente indicado no instrumento de citação, e deixarem de responder, estarão sujeitos as sanções prevista no art. 132 da Lei Complementar nº 03/2009, sem prejuízo da ação penal competente. 

 

Art. 30 Além da sanções previstas no artigo anterior, poderá o servidor ser advertido que a conduta de obstrução de informações será redigida a termo e enviada a autoridade superior. 

 

CAPÍTULO VII

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

Art. 31 Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos do Manual de Elaboração das Normas (Instrução Normativa SCI Nº 001/2013, aprovada através do Decreto Municipal nº 27/2013), bem como de manter o processo de melhoria contínua.

 

Art. 32 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação e vincula a atuação de todos os servidores integrantes da estrutura organizacional do Município de Presidente Kennedy

 

Art. 33 Caberá à Unidade Setorial Responsável (Controladoria Geral do Município) a ampla divulgação de todas as Instruções Normativas ora aprovadas.

 

Art. 34 É parte integrante desta Norma de Procedimento, o Manual de Procedimento de Auditoria Governamental da Controladoria Geral do Município.

 

CAPÍTULO VIII

DA APROVAÇÃO

 

Art. 35 E por estar de acordo, firmo a presente instrução normativa em 03 (três) vias de igual teor e forma, para todos os efeitos legais.

 

Presidente Kennedy/ES, 18 de março de 2021.

 

FLAVIA MAGALHÃES DUARTE BORGES

RESPONSÁVEL PELO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY

 

EDILENE PAZ DOS SANTOS

CONTROLADORA GERAL MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.

 

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