REVOGADO PELO DECRETO N° 67/2021
DECRETO N° 29, DE 18 DE MARÇO DE 2021
APROVA
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI N° 004/2020, VERSÃO 01, QUE DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS
E METODOLOGIA PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS, NO ÂMBITO DA
ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO PODER EXECUTIVO E LEGISLATIVO, A SEREM
OBSERVADAS PELA CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY/ES.
O PREFEITO MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais conferidas no art. 67, inciso VI e no art. 72, inciso I e IV da Lei Orgânica do Município. Decreta:
Art. 1° Fica aprovada a Instrução Normativa SCI n° 004/2020, versão 01, referente ao Sistema de Controle Interno (SCI), de responsabilidade da Controladoria Geral do Município, que dispõe sobre os procedimentos e metodologia para a realização de auditorias internas, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo e Legislativo, a serem observados pela Controladoria Geral do Município de Presidente Kennedy/ES.
Art. 2° Caberá à unidade setorial responsável a ampla divulgação de todas as Instruções Normativas ora aprovadas.
Art. 3° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
DORLEI FONTÃO DA CRUZ
PREFEITO MUNICIPAL
EDILENE PAZ DOS SANTOS
CONTROLADORA GERAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
SISTEMA DE CONTROLE
INTERNO – SCI
INSTRUÇÃO NORMATIVA
SCI nº 004/2020
DISPÕE
SOBRE PROCEDIMENTOS E METODOLOGIA PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS, NO
ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO PODER EXECUTIVO E LEGISLATIVO, A
SEREM OBSERVADOS PELA CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY.
Versão: 01.
Data: 18/03/2021.
Ato de Aprovação: Decreto nº 029/2021.
Unidade Setorial Responsável: Controladoria Geral do
Município.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º A presente Instrução Normativa dispõe sobre o procedimentos
e metodologia para a realização de auditorias internas, no âmbito da
administração direta e indireta do Poder Executivo e Legislativo, a serem
observados pela Controladoria Geral do Município de Presidente Kennedy.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º Esta Instrução Normativa abrange todos os órgãos e unidades
da estrutura administrativa do Poder Executivo e Legislativo do Município de
Presidente Kennedy/ES, bem como os órgãos da Administração Indireta.
CAPÍTULO III
DO FUNDAMENTO LEGAL
Art. 3º A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações
baseadas nas seguintes legislações:
I - Constituição Federal;
II - Lei
Orgânica do Município de Presidente Kennedy/ES;
III - Lei
Complementar nº 03/2009 (Estatuto dos Servidores
Municipais);
IV - Lei
Municipal nº 1.076/2013, alterada pela Lei
Municipal nº 1.169/2015, que instituiu o Sistema
de Controle Interno no âmbito do Município de Presidente Kennedy/ES;
V - Decreto
Municipal nº 08/2017, que regulamentou a Lei
Municipal nº 1.076/2013;
VI - Instrução Normativa SCI nº 001/2013, que disciplinou os
padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão,
implementação e acompanhamento das Instruções Normativas em âmbito Municipal;
VII - Lei
Municipal nº 806/2009 (Estrutura Administrativa
Municipal)
VIII - Lei Federal nº 8.429/1992 (Lei de Improbidade
Administrativa);
IX - Resolução TCEES nº 227/2011, alterada pela Resolução
TCEES nº 257/2013, que dispõe sobre a criação, implantação, manutenção e
fiscalização do Sistema de Controle Interno no âmbito dos Municípios do Estado
do Espírito Santo;
X - Decreto
Municipal nº 27/2013, que aprova a Instrução
Normativa SCI nº 001/2013, que disciplina padrões, responsabilidades e
procedimentos para a elaboração, emissão, implementação e acompanhamento da
Instrução Normativas a serem observadas, objetivando a execução de ações de
controle;
XI - Decreto
Municipal nº 28/2015, que aprova a Instrução
Normativa SCI nº 03/2017, que dispõe sobre a adesão às normas de auditoria
governamental (NAG’S) no âmbito de atuação das atividades desempenhadas pela
Controladoria Geral.
CAPÍTULO IV
DOS CONCEITOS
Art. 4º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:
I - Auditoria: - processo sistemático, documentado e
independente de se avaliar objetivamente uma situação ou condição para
determinar a extensão na qual critérios são atendidos, obter evidências quanto
a esse atendimento e relatar os resultados dessa avaliação a um destinatário
predeterminado;
II - Auditoria Interna: atividade de avaliação
independentemente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e
avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem
como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos
planos, às metas, aos objetivos e as políticas definidos para as mesmas;
III - Achado de Auditoria: Qualquer fato significativo,
digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação
encontrada/constatação, objetos, critérios, evidências. Decorre da comparação
da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por
evidências juntadas ao relatório;
IV - Evidências: informações obtidas durante a auditoria no
intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da(o)
equipe/servidor, a qual poderão ser classificadas como físicas, orais,
documentais e analíticas;
V - Controle Interno: processo integrado efetuado pela
direção e corpo de funcionários, estruturado para enfrentar os riscos e
fornecer segurança aos procedimentos realizados pela administração municipal;
VI - Controles internos administrativos: ações, métodos ou
procedimentos adotados pelos órgãos públicos, compreendendo a administração com
seus diversos níveis gerenciais, relacionados com a eficiência operacional e
obediência às diretrizes estratégicas, para possibilitar a realização de
objetivos e metas estabelecidas;
VII - Sistema de controles internos: conjunto integrado de
componentes de controle de atividades utilizados pelo Poder do Chefe Executivo
e Legislativo, a fim de reduzir os riscos e possibilitar um acompanhamento
permanente dessas ações;
VIII - Procedimentos e Técnicas de Auditoria: constituem na
aplicação de um conjunto de métodos e técnicas por parte do auditor, que lhe
permite a obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar
sua opinião e conclusões;
IX - Amostragem: é o procedimento pelo qual se obtém
informação sobre um todo (população), examinando-se apenas uma parte do mesmo
(amostra). A amostra deve ser representativa da população. Para uma amostra ser
representativa, cada item da população deve ter a mesma chance de ser
selecionado, ou seja, de ser incluído na amostra;
X - Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna:
compreende os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos,
para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com
as diretrizes estabelecidas pela administração, que abrangerá todo o exercício
a ser auditado;
XI - Plano Anual de Auditoria Interna –PAAI: documento
contendo a programação dos trabalhos de auditoria nas atividades da
administração direta e indireta do Município de Presidente Kennedy, para o
período de um ano;
XII - Programa de Auditoria – PA: é um programa de trabalho
detalhado que se destina a orientar adequadamente o trabalho da equipe de
auditoria/servidor, ao qual deverá indicar a área auditada; definir os
objetivos, definir o escopo, elaborar o cronograma de execução, definir os
recursos humanos envolvidos (horas/homem) e; elaborar o roteiro de execução dos
trabalhos. Configura-se a base dos procedimentos para a identificação, análise,
avaliação e registro da informação durante a execução dos trabalhos;
XIII - Papéis de Trabalho: é o conjunto de documentos e
apontamentos com informações e provas reunidas pelo auditor, preparados de
forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a
evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião;
XIV - Relatório Preliminar de Auditoria: é o produto preliminar
em que se evidência os achados, para posterior apresentação aos responsáveis
para fins de manifestações;
XV - Comunicação de Auditoria: documento expedido para
autorizar a realização dos serviços de auditoria;
XVI - Monitoramento: verificação posterior do cumprimento
dos pontos das recomendações das auditorias apresentadas;
XVII - Plano de Ação: documento emitido e apresentado pelo
órgão/entidade auditado, após o recebimento do relatório de auditoria, do qual
constará a ação a ser implantada e/ou implementada com relação às recomendações
pontuadas no relatório, indicando ainda o prazo e o servidor responsável pela
mesma;
XVIII - Análise Preliminar do Objeto de Auditoria:
compreende o levantamento de todas as fontes de informações e a obtenção de
dados dos quais serão extraídos os elementos necessários à compreensão da
entidade e do objeto a ser auditado.
XIX – Relatório Conclusivo de Auditoria: é o documento pelo
qual a CGM transmitirá ao Chefe do Poder ou do (a) órgão/entidade, depois de
atendidos os procedimentos, o resultado dos trabalhos de auditoria e as
recomendações julgadas relevantes e oportunas, permitindo-lhe manifestar-se
sobre o conteúdo apresentado.
XX – Unidades Executores: todas as Unidades Gestoras dos
Poderes Executivo e Legislativo do Município de Presidente Kennedy;
XXI – Responsáveis: qualquer pessoa que tenha concorrido
para irregularidades evidenciadas nos achados de auditoria.
CAPÍTULO V
DAS
RESPONSABILIDADES
Art. 5º Compete a Unidade Responsável pela elaboração da presente
Instrução Normativa:
I - Promover a divulgação e implementação desta Instrução
Normativa mantendo-a atualizada, orientando as demais Unidades Executoras e
supervisionar sua aplicação;
II - Promover discussões técnicas com as demais Unidades
Executoras e com a Unidade de Coordenação de Controle Interno a fim de definir
as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser
objeto de alteração, atualização ou expansão;
III - Prestar apoio técnico na fase de elaboração das
Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange a
identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos
procedimentos de controle;
IV - Através de atividade de auditoria interna, avaliar a
eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo,
propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles
ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
V - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos,
em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão
vigente de cada Instrução Normativa.
Art. 6º Compete as Unidades Executoras:
I - Atender às solicitações da Unidade Responsável pela
Instrução Normativa quanto ao fornecimento de informações e a participação no
processo de atualização;
II - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os
servidores da Unidade, velando pelo seu fiel cumprimento;
III - Cumprir as determinações da Instrução Normativa, em
especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos
procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
CAPÍTULO VI
DOS PROCEDIMENTOS
Seção I
Planejamento da
Auditoria
Art. 7º A Controladoria Geral do Município, irá realizar os exames
preliminares das áreas, atividades, produtos e processos, para definir a
amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes
estabelecidas pela administração, bem como as variáveis: a materialidade, a
relevância e a criticidade.
Art. 8º Após deverá elaborar a proposta do Plano Anual de Auditoria
Interna (PAAI) para o ano, e envia a proposta de Plano Anual de Auditoria
Interna (PAAI) ao Chefe do Poder Executivo Municipal para aprovação e
elaboração de Decreto Municipal.
Art. 9º O Chefe do Poder Executivo Municipal, analisará e aprovará
o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), podendo sugerir alterações no Plano
Anual de Auditoria Interna (PAAI) e envia-las a Controladoria Geral do
Município.
Parágrafo único. A Controladoria Geral do Município ao receber
e aprovar as alterações propostas pelo Prefeito, reelaborará o Plano Anual de
Auditoria Interna (PAAI), remetendo ao Chefe do Poder Executivo Municipal para
aprovação e encaminhamento para elaboração de Decreto Municipal.
Seção II
Execução
do Plano Anual de Auditoria Interna
Art. 10 Após publicação de Decreto Municipal com a aprovação do
Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), o(a) Controlador(a) Geral indicará
equipe de auditoria/servidor que será responsável pela execução do plano, que
dará início com a emissão de Comunicação de Auditoria para os gestores
responsáveis pela área a ser auditada.
Art. 11 A Comunicação de Auditoria deverá ser detalhado no que for
necessário, quanto à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em
termos de natureza, oportunidade, extensão, equipe técnica, devidamente
descritos na matriz de planejamento.
Art. 12 Entregue a Comunicação de Auditoria, proceder-se-á com o
início dos trabalhos de auditoria, com a execução do programa de auditoria, a
análise preliminar do objeto de auditoria e a coleta de dados.
Art. 13 O início da execução do programa de auditoria, se dará com
a preparação dos papéis de trabalho, através da solicitação de documentação, e
caso não seja enviado no prazo indicado, a Equipe de Auditoria/servidor, deverá
reiterar a solicitação das informações sobre pena de responsabilização.
Parágrafo único. Todos os documentos, papéis de trabalho e
outros, gerados na realização da auditoria, deverão ser organizados, arquivados
na Controladoria Geral.
Art. 14 Para instrução das Auditorias Internas, poderá ser utilizado
exames e investigações, testes de observância e testes substantivos,
entrevistas, que irão permitir que a Equipe de Auditoria/servidor obtenha
subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações à
administração.
Art. 15 Após a obtenção das informações, com a possibilidade de
verificação “in loco”, caso necessário, serão registrados os Achados de
Auditoria na Matriz de Achados, e elaboração do Relatório Preliminar de
Auditoria.
§ 1º O Relatório Preliminar de Auditoria com apresentação dos
achados será encaminhado aos responsáveis para obtenção das opiniões e
justificativas, em prazo previamente definido pela equipe de
auditoria/servidor, no qual levará em consideração aspectos inerentes ao risco,
materialidade e relevância do tema auditado.
§ 2º As informações prestadas pelos responsáveis, após
analisados, serão inseridas no Relatório Conclusivo, que constará as
conclusões, propostas, recomendações e medidas corretivas.
Seção
III
Relatório
de Auditoria Interna
Art. 16 A Equipe Técnica/servidor designada(o) para instrução da
Auditoria emite o Relatório Preliminar de Auditoria, e encaminha ao(a)
Controlador(a) Geral do Município que receberá e revisará o relatório, e caso
seja detectada a necessidade de correções, fará suas próprias observações, e
encaminhará o Relatório Preliminar à(ao) Equipe Técnica/servidor para
regularização.
Art. 17 Após revisão e emissão, à Equipe/servidor receberá o
Relatório Preliminar de Auditoria e, se necessário, realizará às correções
sugeridas.
§ 1º A Equipe Técnica/servidor encaminhará o Relatório
Preliminar de Auditoria aos responsáveis para oportunizar a sua manifestação,
no prazo definido pela Equipe/servidor.
§ 2º Recebidas as manifestações dos responsáveis, a Equipe de
Auditoria/servidor analisará as justificativas apresentadas e fará constar no
Relatório Conclusivo, que após emitido, encaminhará ao(a) Controlador(a) Geral
do Município para análise e manifestação.
Art. 18 Após aprovado o Relatório Conclusivo pelo(a) Controlador(a)
Geral do Município, a Equipe Técnica/servidor providenciará a coleta das
assinaturas, e encaminhará o Relatório Conclusivo de Auditoria para (o)a
Controlador(a) Geral.
Art. 19 O(a) Controlador(a) Geral do Município elaborará as
correspondências para encaminhamento do relatório de auditoria ao:
I - CHEFE DO PODER, para conhecimento;
II - TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO,
conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC
261 de 04 de junho de 2013;
III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para
conhecimento e providências quanto a possíveis recomendações constantes no
relatório.
IV - Responsáveis para conhecimento;
Seção IV
Planejamento
e Execução do Monitoramento de Auditoria.
Art. 20 O monitoramento das auditorias realizadas, consiste no
acompanhamento das providências adotadas pela unidade auditada em relação às
determinações e recomendações constantes do Relatório Conclusivo de Auditoria,
no qual deverá constar prazo para atendimento e comunicação das providências
adotadas.
Art. 21 Para fins de monitoramento, será elaborada a matriz de
monitoramento das auditorias realizadas, e encaminhada à Controladora Geral do
Município para autorização e execução da Auditoria de Monitoramento.
Art. 22 Compete a Equipe Técnica/servidor que conduziu a auditoria
de conformidade realizar o respectivo monitoramento.
Art. 23 A quantidade e a periodicidade dos monitoramentos variarão
de acordo com as particularidades, a complexidade e os prazos necessários para
as implementações conforme estabelecido nos relatórios de auditoria.
§ 1º O cumprimento das recomendações deverão ser atendidos no
prazo estabelecido, a fim de conferir tempestividade ao monitoramento.
§ 2º Ao formular determinações e recomendações e posteriormente
monitorá-las, deve-se priorizar a correção dos problemas e das deficiências
identificadas em relação ao cumprimento formal de deliberações específicas,
quando essas não forem fundamentais à correção das falhas
Art. 24 Autorizada a matriz de monitoramento de auditoria pelo(a)
Controlador(a) Geral do Município, a Equipe Técnica/servidor irá realizar a
elaboração da Comunicação de Auditoria, e encaminhará aos órgãos que serão
monitorados, devidamente autorizado.
Parágrafo único. Juntamente com a Comunicação de Auditoria, a
Equipe Técnica/servidor irá elaborar e encaminhar um roteiro para o
monitoramento de auditoria.
Art. 25 Iniciado o monitoramento, a(o) Equipe Técnica/servidor a cada
fase estabelecida na matriz de monitoramento solicitará ao órgão informações
quanto ao cumprimento, e ao final elaborará o relatório de monitoramento das
auditorias realizadas com apresentação dos resultados, conclusões, propostas,
recomendações e medidas corretivas.
Art. 26 Relatório de monitoramento das auditorias, será encaminhado
ao(a) Controlador(a) Geral do Município para realizar a conferencia, e caso
seja detectada a necessidade de correções, encaminha o relatório preliminar de
monitoramento de auditoria à(ao) Equipe Técnica/servidor, para regularização.
Parágrafo único. Caso não seja detectada a necessidade de
correção, o(a) Controlador(a) Geral do Município encaminhará o relatório
preliminar de monitoramento de auditoria à(ao) Equipe Técnica/servidor para
emissão do relatório final.
Art. 27 A(o) Equipe Técnica/servidor providencia à coleta de
assinaturas no relatório final de monitoramento de auditoria e elaborará as correspondências
para apresentação do relatório de monitoramento de auditoria aos:
I - CHEFE DO PODER EXECUTIVO, para conhecimento;
II - Ao TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPIRITO SANTO,
conforme determina o §1º do artigo 74 da Constituição Federal e a Resolução TC
261 de 04 de junho de 2013;
III – Gestor responsável pelo órgão auditado, para
conhecimento quanto ao cumprimento/ou não das recomendação constantes no
relatório.
Subseção
V
Da
Responsabilização dos órgãos auditados.
Art. 28 São responsáveis pela prestação de informações para
subsidiar a análise da(o) Equipe de Auditoria/servidor, os servidores que
atuaram na instrução do processo e os servidores que detenham a informação em
razão do cargo ou função, em que ficaram obrigados a prestarem as informações
ou documentos solicitados pela(o) Equipe de Auditoria/servidor.
Art. 29 Os servidores que no curso do processo de auditoria forem
citados para apresentarem manifestações, ou documento no prazo previamente
indicado no instrumento de citação, e deixarem de responder, estarão sujeitos
as sanções prevista no art.
132 da Lei Complementar nº 03/2009, sem prejuízo
da ação penal competente.
Art. 30 Além da sanções previstas no artigo anterior, poderá o
servidor ser advertido que a conduta de obstrução de informações será redigida
a termo e enviada a autoridade superior.
CAPÍTULO
VII
DAS
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 31 Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que
fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de
verificar a sua adequação aos requisitos do Manual de Elaboração das Normas
(Instrução Normativa SCI Nº 001/2013, aprovada através do Decreto
Municipal nº 27/2013), bem como de manter o
processo de melhoria contínua.
Art. 32 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de
sua publicação e vincula a atuação de todos os servidores integrantes da
estrutura organizacional do Município de Presidente Kennedy
Art. 33 Caberá à Unidade Setorial Responsável (Controladoria Geral
do Município) a ampla divulgação de todas as Instruções Normativas ora
aprovadas.
Art. 34 É parte integrante desta Norma de Procedimento, o Manual de
Procedimento de Auditoria Governamental da Controladoria Geral do Município.
CAPÍTULO
VIII
DA
APROVAÇÃO
Art. 35 E por estar de acordo, firmo a presente instrução normativa
em 03 (três) vias de igual teor e forma, para todos os efeitos legais.
Presidente Kennedy/ES, 18 de março de 2021.
FLAVIA MAGALHÃES
DUARTE BORGES
RESPONSÁVEL PELO
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY
EDILENE PAZ DOS
SANTOS
CONTROLADORA GERAL
MUNICÍPIO DE PRESIDENTE KENNEDY
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.