REVOGADO PELO DECRETO Nº 49/2021
DECRETO Nº 27, DE 15
DE ABRIL DE 2013
APROVA INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2013, QUE
DISCIPLINA OS PADRÕES, RESPONSABILIDADES E PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO, EMISSÃO, IMPLEMENTAÇÃO E
ACOMPANHAMENTO DE INSTRUÇÕES NORMATIVAS A SEREM OBSERVADAS, OBJETIVANDO A
EXECUÇÃO DE AÇÕES DE CONTROLE.
A PREFEITA MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, Estado do
Espírito Santo, no uso de suas competências e, para dar cumprimento às
exigências contidas no artigo 31 da Constituição Federal, Art. 59 da Lei de
Responsabilidade Fiscal, Resolução TC nº 227/2011 e TC 257/2013 do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo, além da
Lei Municipal nº 1.076, de 21 de março de 2013 e Decreto
nº 018, de 26 de março de 2013, decreta:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa SCI nº 001/2013, de
responsabilidade da Coordenadoria do Sistema de Controle Interno, que
disciplina os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração,
emissão, implementação e acompanhamento de Instruções
Normativas a serem observadas, objetivando a execução de ações de controle,
sendo parte integrante deste Decreto.
Art. 2º Caberá a unidade responsável a
divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Presidente Kennedy-ES, 15 de abril
de 2013.
AMANDA QUINTA RANGEL
PREFEITA MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2013
Versão: 01
Aprovação em: ___/___/2013.
Ato de aprovação: Decreto N° ____/2013
Unidade Responsável: Unidade de Coordenação de Controle Interno
I – FINALIDADE
Disciplinar os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração,
emissão, implementação e acompanhamento de Instruções Normativas a serem
observadas, objetivando a execução de ações de controle (Norma das Normas).
II – ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações
Direta e Indireta, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou
recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.
III – CONCEITOS
1.Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a
padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
2.Manual de Rotinas Internas e Procedimentos
de Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
3.Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema
administrativo, com a identificação das unidades executoras.
4.Alteração
Modificações efetuadas em qualquer capítulo da Instrução Normativa com a
finalidade de aperfeiçoar e/ou adequar e/ou racionalizar o procedimento e/ou
rotina.
5.Atualização
Modificações efetuadas em qualquer capítulo da Instrução Normativa
decorrente de alterações na legislação vigente e/ou normas técnicas.
6.Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
7.Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de
apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a
orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum
resultado.
8.Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas
de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua
importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum
procedimento de controle.
9.Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar
a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando
restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o
patrimônio público.
10.Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas
administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a
coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela
coordenação do controle interno.
IV – BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de
responsabilidade do Chefe do Poder Executivo, no sentido da implementação do
Sistema de Controle Interno do Município, sobre o qual dispõem os artigos 31,
70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, 59
da Lei Complementar nº 101/2000 e 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo, além da Lei Municipal nº 1.076/2013 que dispõe sobre
o Sistema de Controle Interno do Município.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de
procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista
as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as
constatações da unidade responsável pela coordenação do controle interno no
Município de Presidente Kennedy-ES, decorrentes de suas atividades de auditoria
interna.
Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo,
que passa a ser identificada como “Unidade Responsável” pela Instrução Normativa,
a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à
observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle
estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas “Unidades
Executoras”.
VI – RESPONSABILIDADES
1.Do Órgão Central do Sistema Administrativo
(Unidade Responsável pela Instrução Normativa):
·
Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade
responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de
trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de
controle, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada;
·
Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da
Unidade de Coordenação de Controle Interno e promover sua divulgação e
implementação;
·
Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação
da Instrução Normativa.
2.Das Unidades Executoras:
·
Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na
fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação
no processo de elaboração;
·
Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que
se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização,
tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e
o aumento da eficiência operacional;
·
Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da
unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
·
Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial
quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos
na geração de documentos, dados e informações.
3.Da Unidade de Coordenação de Controle
Interno:
·
Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e
em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos
pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
·
Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos
procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo
alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo
a formatação de novas Instruções Normativas;
·
Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental
e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada
Instrução Normativa.
VII – FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES
NORMATIVAS
O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções
Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1.Na Identificação:
NÚMERO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA
A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo,
com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de
sua expedição. Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... N° ..../20XX.
INDICAÇÃO DA VERSÃO
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações.
Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, após
apreciado pela unidade responsável pela coordenação do controle interno, será
encaminhado à aprovação e publicação.
APROVAÇÃO
A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe
do Poder Executivo, salvo delegação expressa deste.
Indicará o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas
alterações. Formato da data: XX/XX/20XX.
UNIDADE RESPONSÁVEL
Informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa
(Departamento, Diretoria ou denominação equivalente), que atua como órgão
central do sistema administrativo a que se referem às rotinas de trabalho
objeto do documento.
2.No Conteúdo:
FINALIDADE
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode
ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à
conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde
inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.
ABRANGÊNCIA
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos
estabelecidos na Instrução Normativa devem ser observados, mesmo que
parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição
deve ser explicitada.
CONCEITOS
Têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais
relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá
ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução Normativa abranger a todas as
unidades da estrutura organizacional.
BASE LEGAL E REGULAMENTAR
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem
ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina
a Instrução Normativa.
RESPONSABILIDADES
Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da
unidade responsável pela Instrução Normativa (órgão central do respectivo
sistema administrativo) e das unidades executoras, inerentes à matéria objeto
da normatização. Não se confundem com aquelas especificadas no item VI deste
documento.
PROCEDIMENTOS
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos
adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
·
Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de
inobservância ao que está estabelecido na Instrução Normativa;
·
Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou
parcial ao que está estabelecido;
·
Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da
aplicação da Instrução Normativa.
VIII – PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES
NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo
adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar,
inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma
participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas,
para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para
o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os
sistemas computadorizados (aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos
de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma,
deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os
padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que
identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
·
Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de
início, dependendo do tipo de operação);
·
Emissão de documentos;
·
Ponto de decisão;
·
Junção de documentos;
·
Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização,
confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao
processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por
linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade
ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado
por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser
genérica, como por exemplo: “área requisitante”.
Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão
abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso
devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível
a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa.
Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento
de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das
rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e
dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução
Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego
de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações
dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou
expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das
atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão
de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos
procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma.
Incluem-se neste caso, por exemplo:
·
Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
·
Destinação das vias dos documentos;
·
Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle
a serem executados em cada etapa do processo;
·
Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
·
Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
·
Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao
processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas
aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up , etc.).
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à
parte, na forma de check list, que passarão a ser parte integrante da Instrução
Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade
responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotada.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu
significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento
e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por
exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH; Tribunal de Contas do Estado –
TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua
atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade responsável pela
coordenação do controle interno, que aferirá a observância desta norma e
avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando
cabíveis.
Devolvida a minuta pela unidade de coordenação do controle interno à
unidade responsável pela Instrução Normativa, esta a encaminhará para aprovação
e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.
PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO E/OU ATUALIZAÇÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA
As Instruções Normativas devem ser alteradas ou atualizadas sempre que
fatores organizacionais, legais ou técnicos assim exigirem.
Independente da aprovação das adaptações que se fizerem necessárias nas
Instruções Normativas, a Unidade competente comunica oficialmente aos usuários
envolvidos no processo,
sempre que houver alterações na legislação vigente, normas técnicas ou
administrativas, determinando prazo pra adequação e implantação dos novos
procedimentos.
Para toda e qualquer alteração ou atualização de procedimentos e rotinas
normatizadas, a unidade administrativa competente deve protocolar a solicitação
para elaborar a minuta da Instrução Normativa com as modificações necessárias,
anexando o embasamento legal, técnico ou administrativo e encaminhá-la a
Unidade de Controle Interno.
Após o encaminhamento, o processo segue no mesmo trâmite.
PROCEDIMENTOS PARA REVOGAR INSTRUÇÃO NORMATIVA
Caso haja direito fundamentado na legislação pátria e interesse da Unidade
Administrativa em revogar a Instrução Normativa, deve-se proceder da seguinte
forma:
a)protocolar a solicitação devidamente justificada na Unidade de Controle
Interno que após analise;
b)remeterá a Assessoria Jurídica para analise e emissão de parecer;
c)enviado ao chefe do Executivo ou para este que for delegado para rubrica
e assinatura.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser
obtidos junto à Unidade de Coordenação de Controle Interno que, por sua vez, através
de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus
dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Esta instrução entra em vigor a partir
da data de sua publicação.
Presidente Kennedy-ES, 02 de abril de 2013.
SIMEY TRISTÃO DE SOUSA
COORDENADOR DE CONTROLADOR INTERNO
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.