REVOGADO PELO DECRETO Nº 49/2021
DECRETO
Nº 27, DE 15 DE ABRIL DE 2013
APROVA INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2013, QUE
DISCIPLINA OS PADRÕES, RESPONSABILIDADES E PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO, EMISSÃO, IMPLEMENTAÇÃO E
ACOMPANHAMENTO DE INSTRUÇÕES NORMATIVAS A SEREM OBSERVADAS, OBJETIVANDO A
EXECUÇÃO DE AÇÕES DE CONTROLE.
A PREFEITA MUNICIPAL DE
PRESIDENTE KENNEDY, Estado do
Espírito Santo, no uso de suas competências e, para dar cumprimento às
exigências contidas no artigo 31 da Constituição Federal, Art. 59 da Lei de
Responsabilidade Fiscal, Resolução TC nº 227/2011 e TC 257/2013 do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo, além da
Lei Municipal nº 1.076, de 21 de março de 2013 e Decreto
nº 018, de 26 de março de 2013, decreta:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa SCI nº 001/2013, de
responsabilidade da Coordenadoria do Sistema de Controle Interno, que
disciplina os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração,
emissão, implementação e acompanhamento de Instruções
Normativas a serem observadas, objetivando a execução de ações de controle,
sendo parte integrante deste Decreto.
Art. 2º Caberá a unidade responsável a
divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Presidente Kennedy-ES, 15 de abril de 2013.
AMANDA QUINTA RANGEL
PREFEITA MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº
001/2013
Versão: 01
Aprovação em: ___/___/2013.
Ato de aprovação: Decreto N° ____/2013
Unidade Responsável: Unidade de Coordenação de Controle Interno
I –
FINALIDADE
Disciplinar os padrões,
responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão, implementação e
acompanhamento de Instruções Normativas a serem observadas, objetivando a
execução de ações de controle (Norma das Normas).
II –
ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura
organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como executoras de
tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio
documental ou informatizado.
III –
CONCEITOS
1.Instrução
Normativa
Documento que estabelece os
procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de
atividades e rotinas de trabalho.
2.Manual
de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
3.Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de
trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das
unidades executoras.
4.Alteração
Modificações efetuadas em qualquer
capítulo da Instrução Normativa com a finalidade de aperfeiçoar e/ou adequar
e/ou racionalizar o procedimento e/ou rotina.
5.Atualização
Modificações efetuadas em qualquer
capítulo da Instrução Normativa decorrente de alterações na legislação vigente
e/ou normas técnicas.
6.Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas,
concorrem para um determinado fim.
7.Sistema
Administrativo
Conjunto de atividades afins,
relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas
unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo
órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.
8.Ponto
de Controle
Aspectos relevantes em um sistema
administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores,
sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos
posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
9.Procedimentos
de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de
trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a
cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou
ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.
10.Sistema
de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle
inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura
organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade
responsável pela coordenação do controle interno.
IV – BASE
LEGAL
A presente Instrução Normativa integra
o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo, no
sentido da implementação do Sistema de Controle Interno do Município, sobre o
qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual, 59 da Lei Complementar nº 101/2000 e 86 da Lei Orgânica
do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, além da Lei Municipal nº
1.076/2013 que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município.
V -
ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas
fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do
estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências
legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da
unidade responsável pela coordenação do controle interno no Município de
Presidente Kennedy-ES, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe à unidade que atua como órgão
central de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como
“Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e formatação das
Instruções Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura
organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos
procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser
denominadas “Unidades Executoras”.
VI –
RESPONSABILIDADES
1.Do
Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução
Normativa):
·
Promover discussões técnicas com as
unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle
interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de
controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução
Normativa a ser elaborada;
·
Obter a aprovação da Instrução
Normativa, após submetê-la à apreciação da Unidade de Coordenação de Controle
Interno e promover sua divulgação e implementação;
·
Manter atualizada, orientar as áreas
executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
2.Das
Unidades Executoras:
·
Atender às solicitações da unidade
responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao
fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
·
Alertar a unidade responsável pela
Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de
trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o
aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
·
Manter a Instrução Normativa à
disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento
da mesma;
·
Cumprir fielmente as determinações da
Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto
à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
3.Da
Unidade de Coordenação de Controle Interno:
·
Prestar o apoio técnico na fase de
elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que
tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos
procedimentos de controle;
·
Através da atividade de auditoria
interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada
sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções
Normativas;
·
Organizar e manter atualizado o manual
de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que
contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII –
FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do presente documento serve
como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os
seguintes campos obrigatórios:
1.Na
Identificação:
NÚMERO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA
A numeração deverá ser única e
sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do
sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição. Formato: INSTRUÇÃO
NORMATIVA S...... N° ..../20XX.
INDICAÇÃO DA VERSÃO
Indica o número da versão do
documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o
documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela unidade responsável
pela coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação e
publicação.
APROVAÇÃO
A aprovação da Instrução Normativa ou
suas alterações será sempre do Chefe do Poder Executivo, salvo delegação
expressa deste.
Indicará o tipo e número do ato que
aprovou o documento original ou suas alterações. Formato da data: XX/XX/20XX.
UNIDADE RESPONSÁVEL
Informa o nome da unidade responsável
pela Instrução Normativa (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente),
que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem às
rotinas de trabalho objeto do documento.
2.No
Conteúdo:
FINALIDADE
Especificar de forma sucinta a
finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma
avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua
elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de
trabalho a ser normatizada.
ABRANGÊNCIA
Identificar o nome das unidades
executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem
ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura
organizacional, esta condição deve ser explicitada.
CONCEITOS
Têm por objetivo uniformizar o
entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da
normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da
Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
BASE LEGAL E REGULAMENTAR
Indicar os principais instrumentos
legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
RESPONSABILIDADES
Esta seção destina-se à especificação
das responsabilidades específicas da unidade responsável pela Instrução
Normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades
executoras, inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com
aquelas especificadas no item VI deste documento.
PROCEDIMENTOS
Tratam da descrição das rotinas de
trabalho e dos procedimentos de controle.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta seção é dedicada à inclusão de
orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente,
tais como:
·
Medidas que poderão ser adotadas e/ou
consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na
Instrução Normativa;
·
Situações ou operações que estão
dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;
·
Unidade ou pessoas autorizadas a
prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
VIII –
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das
rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser
normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da
estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada
uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e
analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as
interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados
(aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades
(rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos
no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da
esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados
neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as
seguintes ocorrências:
·
Início do processo (num mesmo
fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);
·
Emissão de documentos;
·
Ponto de decisão;
·
Junção de documentos;
·
Ação executada (análise, autorização,
checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das
atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos
de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no
processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas
com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas
de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura
organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área
requisitante”.
Se uma única folha não comportar a
apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias,
devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores,
também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade
do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá
ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas
específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e
testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle
na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de
maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de
forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem
essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas,
especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades,
identificando os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos
necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no
dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação
não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
·
Especificação dos elementos
obrigatórios em cada documento;
·
Destinação das vias dos documentos;
·
Detalhamento das análises,
confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada
etapa do processo;
·
Relação de documentos obrigatórios
para a validação da operação;
·
Aspectos legais ou regulamentares a
serem observados;
·
Os procedimentos de segurança em
tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às
rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de
entrada, geração de cópias back-up ,
etc.).
Quando aplicáveis, os procedimentos de
controle poderão ser descritos à parte, na forma de check list, que passarão a
ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma
deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase
do processo deverá ser adotada.
No emprego de abreviaturas ou siglas,
deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo
for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a
abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH;
Tribunal de Contas do Estado – TCE.
Uma vez concluída a versão final da
Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à
unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a
observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor
alterações, quando cabíveis.
Devolvida a minuta pela unidade de
coordenação do controle interno à unidade responsável pela Instrução Normativa,
esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua
divulgação e implementação.
PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO E/OU
ATUALIZAÇÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA
As Instruções Normativas devem ser
alteradas ou atualizadas sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos
assim exigirem.
Independente da aprovação das
adaptações que se fizerem necessárias nas Instruções Normativas, a Unidade
competente comunica oficialmente aos usuários envolvidos no processo, sempre que houver alterações
na legislação vigente, normas técnicas ou administrativas, determinando prazo
pra adequação e implantação dos novos procedimentos.
Para toda e qualquer alteração ou
atualização de procedimentos e rotinas normatizadas, a unidade administrativa
competente deve protocolar a solicitação para elaborar a minuta da Instrução
Normativa com as modificações necessárias, anexando o embasamento legal,
técnico ou administrativo e encaminhá-la a Unidade de Controle Interno.
Após o encaminhamento, o processo
segue no mesmo trâmite.
PROCEDIMENTOS PARA REVOGAR INSTRUÇÃO
NORMATIVA
Caso haja direito fundamentado na
legislação pátria e interesse da Unidade Administrativa em revogar a Instrução
Normativa, deve-se proceder da seguinte forma:
a)protocolar a solicitação devidamente
justificada na Unidade de Controle Interno que após analise;
b)remeterá a Assessoria Jurídica para
analise e emissão de parecer;
c)enviado ao chefe do Executivo ou
para este que for delegado para rubrica e assinatura.
IX –
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os esclarecimentos adicionais a
respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade de Coordenação de
Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria
interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas
unidades da estrutura organizacional.
Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Presidente Kennedy-ES, 02 de abril de
2013.
SIMEY TRISTÃO DE SOUSA
COORDENADOR DE CONTROLADOR INTERNO
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.