DECRETO Nº 39, DE
03 DE JULHO DE 2013
Institui a Comissão
Permanente de Avaliação Documental - CPAD da Prefeitura Municipal de Presidente
Kennedy, aprova o seu Regimento Interno e dá outras providências.
A PREFEITA MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, Estado do Espírito
Santo, no uso de suas atribuições legais,
DECRETA:
Art. 1º Ficam
nomeados os seguintes membros para compor a Comissão Permanente de Avaliação
Documental – CPAD, sob a Presidência do primeiro e secretariado do segundo: (Redação
dada pelo Decreto nº 21/2018)
I - Presidente: Ana
Lúcia Maitan Cruz; (Redação
dada pelo Decreto nº 21/2018)
(Redação dada
pelo Decreto nº 39/2016)
II - Secretária: Ilania Barcelos de Souza Venturim;
(Redação dada pelo Decreto nº 21/2018)
(Redação dada
pelo Decreto nº 39/2016)
III - Assessoria Jurídica/Técnica: Juliana Araújo Ramos; (Redação
dada pelo Decreto nº 21/2018)
(Redação dada
pelo Decreto nº 39/2016)
IV - Grupo de Apoio Técnico: (Redação dada pelo Decreto nº 21/2018)
(Redação dada
pelo Decreto nº 39/2016)
a) Marilza
Machado Macedo de Almeida; (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 21/2018)
b) Kariza Agrizzi Gomes; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 21/2018)
c)
Patrícia da Cruz Bento; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 21/2018)
d) Fátima Agrizzi Ceccon; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 21/2018)
e) Zeni Lúcia da Silva;
(Dispositivo incluído pelo Decreto nº 21/2018)
f) Vânia Cristina
Correia Soares. (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 21/2018)
Art. 2º Aprova o Regime Interno da Comissão
Permanente de Avaliação Documental - CPAD, na forma do anexo, que integra este
Decreto.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação, revogando-se as disposições em contrário.
REGISTRE-SE
PUBLIQUE-SE CUMPRA-SE
Presidente Kennedy - ES, 03 de julho de
2013.
AMANDA QUINTA
RANGEL
Prefeita Municipal
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
REGIMENTO INTERNO
COMISSÃO PERMANENTE
DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - CPAD
CAPÍTULO I
Disposições
Preliminares
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação Documental
- CPAD tem por finalidade estabelecer, por meio de estudos e trabalhos
técnicos, diretrizes gerais e específicas para disciplinar a política
arquivista da Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.
Parágrafo Único. Compete à CPAD promover a implementação do
programa de Gestão de Documentos através da normatização técnica e sistemática de
arquivamento dos documentos recebidos e/ou gerados pela Prefeitura Municipal,
em especial, a identificação, a avaliação, a classificação, o fluxo, os prazos
de guarda e a destinação de todas as suas tipologias documentais.
CAPÍTULO II
Da Organização e da
Estrutura Básica
Art. 2º A CPAD é composta por servidores das
diferentes Unidades da Prefeitura Municipal, selecionados pela Secretaria de
Administração e designados pela Prefeita Municipal, por meio de Decreto.
Parágrafo Único. A CPAD está diretamente subordinada à
Procuradoria Municipal.
Art. 3º A CPAD tem a seguinte estrutura básica:
a) Presidência;
b) Secretaria;
c) Assessoria
Jurídica e Assessoria Técnica;
d) Grupo de Apoio
Técnico.
Art. 4º Poderá o presidente da CPAD constituir
Subcomissões para melhor desenvolvimento dos trabalhos.
§ 1º Cada Subcomissão será constituída de no mínimo dois e no
máximo quatro membros.
§ 2º Cada Subcomissão elegerá um Coordenador dentre os seus
membros.
§ 3º A critério do Presidente da CPAD, as composições das
Subcomissões poderão ser alteradas quanto a inclusão, exclusão e substituição
de membros.
§ 4º Um mesmo membro não poderá participar simultaneamente em
mais de duas Subcomissões.
CAPÍTULO III
Das Atribuições
Art. 5º A CPAD tem as seguintes atribuições gerais:
I - estabelecer
técnicas e rotinas procedimentais de arquivamento;
II - acompanhar e
avaliar, periodicamente, o funcionamento do sistema de arquivo em uso;
III - propor a modernização
do sistema de arquivamento em uso, a qualquer tempo, inclusive quanto à
disposição física e tecnologia aplicada;
IV - promover a
identificação, a avaliação, a classificação, a pertinência, a necessidade, a
técnica, a padronização, o fluxo, os prazos de guarda e a destinação das
tipologias documentais em uso;
V - analisar e
aprovar, previamente, quaisquer novos tipos documentais gerados no âmbito da
Prefeitura Municipal, com os mesmos fins do inciso anterior;
VI - elaborar,
retificar e aprovar a Tabela de Temporalidade, o Plano de Classificação e o
Plano de Destinação das tipologias documentais em uso;
VII - planejar,
orientar e coordenar a transferência de documentos para o arquivo Municipal da
Prefeitura Municipal ou para inutilização;
VIII - propor
alterações neste Regimento Interno;
IX - deliberar sobre
os casos omissos deste Regimento Interno.
Parágrafo Único. A Tabela de Temporalidade, o Plano de
Classificação e o Plano de Destinação, bem como eventuais alterações nestes
documentos, serão homologados pela Prefeita Municipal e devidamente publicados.
Art. 6º São atribuições específicas:
I - da Presidência da
CPAD:
a) representar a CPAD
perante a Administração Municipal e a terceiros;
b) designar, dentre
os membros do Grupo de Apoio da CPAD, um Secretário Substituto, nas faltas ou
impedimentos do respectivo titular;
c) convocar e
presidir as reuniões de trabalho e de deliberação da Comissão;
d) planejar o
desenvolvimento das atividades da CPAD;
e) instituir
Subcomissões e designar seus membros;
f) definir as
atribuições e prazos de duração das Subcomissões;
g) prover os meios e
os recursos necessários para o perfeito desenvolvimento dos trabalhos da
Comissão e das Subcomissões;
h) submeter os atos
praticados pela Comissão à Assessoria Jurídica da CPAD;
i) propor ao Gestor
Municipal a substituição de qualquer membro da CPAD, por outro de qualificação
equivalente, mediante exposição de motivos;
j) submeter, quando necessário,
os atos praticados pela CPAD à Procuradoria do Município, para que se pronuncie
sobre a legalidade dos mesmos;
k) arbitrar os casos
de impasse nas deliberações sobre os assuntos elencados no Art. 5º deste
Regimento.
II - da Secretaria:
a) secretariar o
expediente da Comissão;
b) secretariar as
reuniões de trabalho e de deliberação da Comissão;
c) editorar a Tabela
de Temporalidade, o Plano de Destinação, bem como eventuais alterações nestes
documentos, e providenciar as devidas publicações em órgão da Imprensa Oficial.
III - da Assessoria
Jurídica:
a) pronunciar-se
sobre a legalidade dos atos praticados e documentos produzidos pela CPAD.
IV - da Assessoria
Técnica:
a) orientar
tecnicamente os trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
b) representar
tecnicamente a CPAD perante as entidades de classe;
c) substituir o
Presidente da CPAD em suas faltas ou impedimentos;
d) pronunciar-se
sobre os documentos de natureza técnica produzidos ou emitidos pela CPAD.
V - do Grupo de Apoio
Técnico:
a) deliberar sobre os
assuntos elencados no Art. 5º deste Regimento.
b) compor as
Subcomissões;
c) executar as
atribuições definidas pela Presidência da CPAD, no âmbito das respectivas
Subcomissões;
VI - dos
Coordenadores das Subcomissões:
a) convocar e presidir
as reuniões de trabalho das respectivas Subcomissões;
b) planejar o
desenvolvimento das atividades das respectivas Subcomissões, em comum acordo
com os demais membros;
c) arbitrar os casos
de impasse no planejamento das atividades das respectivas Subcomissões;
d) dividir as
atribuições dos demais membros das respectivas Subcomissões;
e) requerer ao
Presidente da CPAD os recursos necessários para o perfeito desenvolvimento das
atribuições das Subcomissões;
f) propor ao
Presidente da CPAD a substituição de qualquer membro das Subcomissões, mediante
exposição de motivos;
g) apresentar os
resultados das atividades desenvolvidas pelas Subcomissões ao Presidente da
CPAD ou à própria Comissão;
CAPÍTULO IV
Do Funcionamento
Art. 7º A CPAD reunir-se-á ordinariamente a cada
quinze dias e extraordinariamente sempre que se fizer necessário, mediante
convocação da Presidência.
Art. 8º As Subcomissões reunir-se-ão ordinariamente a
cada semana e extraordinariamente sempre que se fizer necessário, mediante
convocação do respectivo Coordenador.
Art. 9º As deliberações da CPAD serão
circunstanciadas em Atas de Reunião, numeradas progressivamente, lidas e
votadas na mesma reunião ou, no mais tardar, na reunião imediatamente
subsequente.
CAPÍTULO V
Considerações Gerais
Art. 10. Todas as Secretarias e órgãos da
Administração Municipal providenciarão, anualmente, o levantamento da
documentação a ser transferida para o Arquivo Municipal ou a ser inutilizada,
sob planejamento, orientação e coordenação da CPAD.