DECRETO 37/2015 20/05/2015

DECRETO Nº 37, DE 20 DE MAIO DE 2015.

REGULAMENTA A LEI Nº 1.154/2014 QUE DEFINE A RETRIBUIÇÃO REMUNERATÓRIA PELO EXERCÍCIO DAS FUNÇÕES ESPECIAIS DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

A PREFEITA MUNICIPAL DE PRESIDENTE KENNEDY, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, e considerando o disposto na Lei nº 1.154, de 12 de dezembro de 2014, considerando a necessidade de se regulamentar a atuação dos Gestores e Fiscais de Contratos; considerando que as ações preventivas serão sempre mais eficazes no controle da gestão pública,

DECRETA:

Art. 1º Define o Regulamento para gestão e fiscalização de contratos administrativos no Poder Executivo Municipal.

§ 1º Considera-se Gestão e fiscalização de contratos a atividade de controle e a inspeção sistemática do objeto contratado pela Administração, com finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações previstas no Contrato.

§ 2º Integra o presente Regulamento um Guia de orientação de atuação, mas não inibe ou inviabilização, por parte dos Gestores e Fiscais, de formas e estilos individuais de gerenciamento que propiciem melhor eficácia, eficiência e efetividade no emprego dos recursos públicos.

§ 3º Conforme preconiza o artigo 66 da Lei nº 8.666/93, o contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas consequências de sua inexecução total ou parcial.

Art. 2º A fiscalização de Contratos é definida no 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei nº 8.666/93.

§ 1º Todas as tarefas do Gestor/Fiscal deverão estar registradas no Contrato e/ou no ato convocatório da licitação.

§ 2º A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por representante do Poder Executivo, designado por meio de Portaria exarada pela secretaria Municipal responsável pelo objeto do contrato.

Art. 3º O servidor designado para a função de GESTOR e FISCAL deverá:

a) gozar de boa reputação ética-profissional;

b) possuir conhecimento específicos do objeto a ser fiscalizado;

c) não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo administrativo disciplinar;

d) não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da pratica de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo;

e) não haver sido responsabilizado por irregularidade junto ao seu órgão de origem;

f) não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei nº 7.492/1986 na Lei nº 8.429/1992.

Art. 4º O gestor e o fiscal deverão adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato.

§ 1º As decisões e providências que ultrapassarem à sua competência deverão ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hábil, para a adoção das medidas convenientes.

§ 2º O Gestor de Contrato poderá desempenhar também as funções de fiscalização, mas um fiscal não poderá assumir a responsabilidade do gerenciamento.

§ 3º Ao Fiscal, e apenas a ele, caberá a responsabilidade pela assinatura de documentos (atestados, etc.) e tomada de decisões gerenciais relativas à execução do objeto contratual.

SEÇÃO I

DO GESTOR DE CONTRATOS

Art. 5º A designação do gestor (fiscal) poderá recair sobre o titular da unidade que tenha conhecimento técnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal, sendo necessária a sua indicação no próprio instrumento contratual ou formalizada por meio de Portaria definindo suas atribuições e competências para dar ciência à Contratada.

Art. 6º A Lei nº 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distorções existentes.

Art. 7º Compete ao Gestor de Contratos:

I - Cuidar das questões relativas:

a) À prorrogação de Contrato junto à Autoridade Competente, que deve ser providenciada antes de seu término, reunindo as justificativas competentes;

b) À comunicação para abertura de nova licitação à área competente, antes de findo o estoque de bens e/ou a prestação de serviços e com antecedência razoável;

c) Ao pagamento de Faturas/Notas Fiscais;

d) À comunicação ao setor competente sobre quaisquer problemas detectados na execução contratual, que tenhas implicações na atestação;

I - Comunicar as irregularidades encontradas: situações que se mostrem desconformes com o Edital ou Contrato e com a Lei;

II - Exigir somente o que for previsto no Contrato. Qualquer alteração de condição contratual deve ser submetida ao superior hierárquico, acompanhada das justificativas pertinentes;

III - Cuidar das alterações de interesse da Contratada, que deverão ser por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro ou repactuação. No caso de pedido de prorrogação de prazo, deverá ser comprovado o fato impeditivo da execução, o qual, por sua vez, deverá corresponder àqueles previstos no parágrafo primeiro do artigo 57 da Lei 8.666/93 e alterações;

IV - Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do Contrato pela Administração;

V - Alimentar os sites do Governo, os sistemas informatizados da Casa, responsabilizando-se por tais informações, inclusive sempre quando cobradas/solicitadas;

VI - Negociar o Contrato sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da Lei;

VII - Procurar auxílio junto às áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas e jurídicas;

VIII - Documentar nos autos todos os fatos dignos de nota;

IX - Deflagrar e conduzir os procedimentos de finalização à Contratada, com base nos termos Contratuais, sempre que houver descumprimento de suas cláusulas por culpa da Contratada, acionando as instâncias superiores e/ou os Órgãos Públicos competentes quando o fato exigir.

X - Controlar o prazo de vigência do instrumento contratual sob sua responsabilidade, e encaminhar a solicitação de prorrogação;

SEÇÃO II

DAS ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATOS

Art. 8º São atribuições do Fiscal de Contratos:

I - Ler atentamente o Termo de Contrato e anotar em registro próprio todas as ocorrências à sua execução;

II - Esclarecer dúvidas do preposto/representante da Contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência;

III - Verificar a execução do objeto contratual, proceder à sua medição e formalizar a atestação. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio para que efetue corretamente a atestação/medição;

IV - Antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (greve, chuvas, fim de prazo);

V - Notificar a Contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo). Em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando às instâncias competentes aquelas que fugirem de sua alçada;

VI - Receber e encaminhar imediatamente as Faturas/Notas Fiscais, devidamente atestadas à Secretaria Municipal da Fazenda, observando previamente se a fatura apresentada pela Contratada refere-se ao objeto que foi efetivamente contratado;

a) As Faturas/Notas Fiscais originárias de Contratos, sobre tudo de Contratos orientados pelas Instruções do Controle Interno, celebrados entre o Município de Presidente Kennedy ES e fornecedores, objetivando a prestação de serviços contínuos, deverão ser encaminhadas devidamente atestadas diretamente ao gestor do Contrato, até no máximo o dia 10 (dez) do mês subsequente ao da prestação dos serviços, visando o cumprimento dos prazos de pagamentos e providências de satisfação dos tributos pertinentes a cada Contratação;

b) A presente orientação se dá considerando que a empresa, conforme previsão na grande maioria dos editais pré-aprovados da PMPK, somente emitirá a Nota Fiscal/Fatura no 1º dia útil subsequente ao mês da prestação dos serviços;

c) As Faturas/Notas Fiscais correspondentes às contratações e/ou aquisições, formalizadas por meio de simples empenho, deverão ser encaminhadas devidamente atestadas diretamente a Secretaria Municipal da Fazenda.

d) Nos casos de Contratação por meio de simples empenho, o seu Fiscal poderá se valer da assistência do Secretario que originou a despesa no tocante ao encaminhamento para pagamento, logicamente desde que preservado tempo hábil para tanto;

VII - Fiscalizar a manutenção, pela Contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;

VIII - Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado. A ação do Fiscal, nesses casos, deverá observar o que reza o Termo de Contrato e/ou o ato convocatório da licitação, principalmente em relação ao prazo ali previsto;

IX - Em se tratando de obras e serviços de engenharia, receber provisoriamente o objeto do Contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes (Obs: o prazo começa a contar da comunicação escrita do contratado);

X - Procurar auxílio junto às áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas ou jurídicas.

XI - verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente;

XII - anotar em formulário próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados;

XIII - atestar as notas fiscais encaminhadas à Secretaria Municipal da Fazenda para pagamento;

XIV - comunicar à Secretaria competente, formalmente, irregularidades cometidas passiveis de penalidade, após os contatos prévios com a contratada;

XV - solicitar ao setor competente esclarecimentos de dúvidas relativas ao contrato sob sua responsabilidade;

XVI - acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro;

XVII - estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar à autoridade competente ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão da obra ou em relação a terceiros; e

XVIII - encaminhar à autoridade competente eventuais pedidos de modificações no cronograma físico-financeiro, substituições de materiais e equipamentos, formulados pela contratada.

SEÇÃO II

DAS RESPONSABILIDADES DO GESTOR E DO FISCAL DE CONTRATOS

Art. 9º O gestor e o fiscal do contrato, por força de atribuições formalmente estatuídas, tem particularidades deveres que, se não cumpridas, poderão resultar em responsabilização civil, penal e administrativa.

Parágrafo Único. As sanções civis, penais e administrativas são cumulativas e independentes entre si. No caso de absolvição criminal, a responsabilidade administrativa será afastada.

Art. 10 São responsabilidades do Gestor e do Fiscal de Contratos:

I - ADMINISTRATIVA:

a) Devem ser leais à Administração, cumprindo suas funções com urbanidade, probidade e eficiência, executando suas atribuições sem envolvimento pessoal. Limitando-se sempre a buscar a resolução administrativa das questões a ele apresentadas, o que, certamente, contribuirá para se evitar exagero de conduto e até o abuso de autoridade.

b) As condutas incompatíveis com as funções de Gestor e Fiscal podem ensejar aplicação de sanções administrativas, após o devido processo legal em que seja garantida a ampla defesa.

II - PENAL:

a) Quando a falta cometida pelo servidor for capitulada como crime, dentre os quais se incluem os previstos na Secção III do Capítulo IV da Lei nº 8.666/93, diz-se que cometeu ilícito penal, passível de pena restritiva de liberdade, entre outras modalidades de pena.

III - CIVIL:

a) Quando, em razão da execução irregular do Contrato, ficar comprovado dano ao erário, o Gestor e/ou Fiscal será chamado para ressarcir os cofres públicos. Para esse fim, deverá ser demonstrado o dolo ou a culpa do agente, essa última por negligência, imperícia ou imprudência. Se o dano for causado a terceiros, responderá o servidor à Fazenda Pública, em ação regressiva.

Art. 11 Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Presidente Kennedy/ES, 20 de maio de 2015.

AMANDA QUINTA RANGEL

Prefeita Municipal

CARLA VENTURIM ALMEIDA VIEIRA

Secretária Municipal de Administração

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Presidente Kennedy.

ANEXO ÚNICO

GUIA PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS

1 - COMPRAS

a) Ler atentamente o Termo de Contrato/empenho/solicitação de empenho e/ou Edital/proposta adjudicatória vencedora, Ata de Julgamento, Ata de Registro de Preço, informação de dispensa e/ou de inexigibilidade, assim como os anexos, principalmente quanto à (ao);

- especificação do objeto;

- prazo e local de entrega do material;

b) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, o que se fizer necessário;

c) Receber a fatura de cobrança, conferindo:

- se as condições de pagamento do Contrato foram obedecidas;

- se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido;

- se a Nota Fiscal/Fatura está corretamente preenchida;

- se a marca do produto ou equipamento corresponde à ofertada pela empresa;

d) Atestar o recebimento dos bens, observando o que dispuser o Contrato/Empenho na hipótese de instalação ou teste de funcionamento, ou treinamento e outros;

e) Encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada ao setor competente, visando o pagamento;

f) Buscar obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao ATESTE, auxílio junto às áreas competentes para que se efetue corretamente a atestação;

g) Notificar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer cláusulas contratuais, ao setor competente, para aplicação das sanções cabíveis;

h) Manter contato com o representante da Contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do Contrato.

2 - SERVIÇOS

a) Ler atentamente o Termo de Contrato/empenho/solicitação de empenho e/ou Edital/Convite/proposta adjudicatória vencedora, Ata de Julgamento, Ata de Registro de Preço, informação de dispensa e/ou de inexigibilidade, assim como os anexos, principalmente quanto à (ao);

- especificação do objeto;

- prazo e local de execução do serviço, observada a Ordem de Serviço;

- cronograma dos serviços;

b) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, o que se fizer necessário;

c) Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no Termo de Contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços;

d) Receber a fatura de cobrança, conferindo:

- se as condições para o pagamento do Contrato foram obedecidas;

- se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi efetuado;

- se a Nota Fiscal/Fatura está corretamente preenchida;

- se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão de obra empregada (no caso de manutenção, serviço de engenharia, limpeza, etc.), conforme determina o Contrato;

OBS: Atentar sempre para as datas de recolhimento/retenção de tributos (ISS, INSS, etc.).

e) Atestar a prestação do serviço efetivamente realizado, observando inclusive o cumprimento das obrigações acessórias;

f) Encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada ao setor competente, visando o pagamento;

g) Buscar obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao ATESTE, auxílio junto às áreas competentes para que se efetue corretamente a atestação;

h) Informar o descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis;

i) Manter contato com o representante da Contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do Contrato.

3 - OBRAS

- especificação do objeto;

- prazo e local de execução do serviço;

- cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados;

b) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, o que se fizer necessário;

c) Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no Termo de Contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma físico-financeiro dos serviços a serem executados;

d) Arquivar cópia de Anotação de Responsabilidade Técnica - ART enviada pela Contratada, se assim o Contrato determinar;

e) Atentar para as especificações técnicas constantes dos anexos;

f) Receber a fatura de cobrança, conferindo:

- se as condições de pagamento do Contrato foram obedecidas;

- se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços pactuados;

- se a Nota Fiscal/Fatura está corretamente preenchida;

- se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão de obra empregada, conforme determina o Contrato;

OBS: Atentar sempre para as datas de recolhimento/retenção de tributos (ISS, INSS, etc.).

g) Atestar a execução do serviço efetivamente realizado, observando inclusive o cumprimento das obrigações acessórias;

h) Encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada ao setor competente, visando o pagamento;

i) Acompanhar a elaboração e a entrega do “as built” da obra/reforma (como construído), a fim de subsidiar futuras intervenções a título de manutenção ou reformas;

j) Buscar obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao ATESTE, auxílio junto às áreas competentes para que se efetue corretamente a atestação;

k) Informar o descumprimento das cláusulas contratuais, principalmente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis;

l) Manter contato regular com Preposto/Representante da Contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do Contrato; e

m) Cuidar para que o projeto original conste devidamente do bojo dos autos, antes de seu arquivamento, para efeito de patrimoniamento e/ou contabilização.

ATENÇÃO ÀS FALHAS MAIS COMUNS

a) Nota Fiscal/Fatura com campos incompletos, principalmente quanto à data de emissão;

b) Valor da Nota Fiscal/Fatura incompatível com a proposta apresentada pela Contratada;

c) Ausência de assinatura nos termos de recebimento provisório e definitivo, bem como ausência de identificação/carimbo de que os assina;

d) Ausência das certidões fiscais e/ou guias de comprovação de recolhimento dos encargos previdenciários juntamente com a Nota Fiscal, quando exigíveis;

e) Manifestação tardia pela prorrogação do Contrato, quando o correto seria bem antes do seu término (mínimo de 60 dias);

f) Divergências entre as medições atestadas e os valores efetivamente pagos;

g) Encaminhamento de questões tardiamente ao órgão competente, com vistas a solucionar os problemas detectados;

h) Perda de prazo em relação à satisfação dos tributos;

i) Perda de prazo em relação à remessa de documentos necessários ao Tribunal de Contas;

j) Ausência de parecer jurídico para os Termos Contratuais e seus aditivos (artigo 38, parágrafo único da Lei nº 8.666/93 e suas alterações).;

k) A entrega de marcas de produtos e equipamentos em desacordo com o ofertado na licitação.